1.2 ซอฟต์แวร์อรรถประโยชน์ (Utility Software) เป็นโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่ช่วยสนับสนุน เพิ่ม หรือขยายขีดความสามารถของโปรแกรมที่ใช้งานอยู่แล้วให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ระบบปฏิบัติการโดยส่วนใหญ่จะมีโปรแกรมอรรถประโยชน์มาให้ใช้งานอยู่แล้ว เช่น
Windows Explorer เป็นเครื่องมือแสดงไฟล์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูภาพ และแก้ไของค์ประกอบของไฟล์ได้
Uninstaller เป็นโปรแกรมอรรถประโยชน์ที่ใช้ในการยกเลิกโปรแกรมที่ทำการติดตั้งไว้ในระบบ เมื่อผู้ใช้ทำการติดตั้งโปรแกรม ระบบปฏิบัติการจะทำการบันทึกโปรแกรมนั้นไว้ในระบบไฟล์ หากผู้ใช้ต้องการลบโปรแกรมนั้นออกจากเครื่องก็สามารถใช้ เครื่องมือยกเลิกการติดตั้งโปรแกรมได้
Disk Scanner เป็นเครื่องมือตรวจสอบดิสก์ เป็นโปรแกรมอรรถประโยชน์ที่ใช้ในการตรวจหาความเสียหายที่เกิดขึ้นกับฮาร์ดดิสก์ ผู้ใช้สามารถกำหนดให้เครื่องมือตรวจสอบดิสก์นี้ทำการซ่อมส่วนที่เสียหายได้
ฯลฯ
2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์ เป็นซอฟต์แวร์ที่ผู้ผลิตได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อจำหน่าย ให้ผู้ใช้สามารถนำไปใช้งานได้โดยตรง โดยไม่ต้องไปพัฒนาเอง ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภท คือ
2.1 ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป เป็นซอฟต์แวร์ที่มีบริษัทผู้ผลิตได้สร้างขึ้น และวางขายทั่วไป ผู้ใช้สามารถหาซื้อมาประยุกต์ใช้งานทั่วไปได้ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ไม่ได้มุ่งเน้นเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง ผู้ใช้งานจะต้องเป็นผู้นำไปประยุกต์กับงานของตน เช่น ครูนำมาใช้ในการผลิตสื่อการสอน นักเรียนนำมาใช้ในการทำรายงาน เป็นต้น หรือผู้ใช้อาจต้องมีการสร้างหรือพัฒนาชิ้นงานภายในซอฟต์แวร์ต่อไปอีก ราคาของซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปนี้จะไม่สูงมากเกินไป ซอฟต์แวร์ใช้งานทั่วไปซึ่งนิยมเรียกว่า ซอฟต์แวร์สำเร็จ แบ่งออกเป็นหลายกลุ่มตามลักษณะการใช้งาน คือ
Oด้านประมวลผลคำ
Oด้านการวิเคราะห์ข้อมูล หรือตารางทำงาน
Oด้านการเก็บและเลือกค้นข้อมูลเป็นระบบฐานข้อมูล
Oด้านกราฟิก และนำเสนอข้อมูล
Oด้านการติดต่อสื่อสารทางไกล
Oด้านการพิมพ์ตั้งโต๊ะ
Oด้านการลงทุนและจัดการการเงิน
Oด้านวิทยาศาสตร์ และวิศวกรรม
Oด้านการจำลอง เกม และการตัดสินใจ
กลุ่มซอฟต์แวร์ที่มีการใช้งานมาก และจำเป็นต้องมีประจำหน่วยงาน คือ ซอฟต์แวร์ ด้านการประมวลผลคำ ด้านตารางทำงาน ด้านระบบฐานข้อมูล และด้านกราฟิก ซอฟต์แวร์สำเร็จส่วนใหญ่เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์เชิงพาณิชย์ที่นำเข้าจากต่างประเทศ ยกเว้นเฉพาะกลุ่มแรก คือโปรแกรมประมวลคำที่ประเทศไทยมีการสร้าง และพัฒนาขึ้นมาเอง เพื่อให้สามารถนำมาใช้งานร่วมกับภาษาไทย และยังมีการนำซอฟต์แวร์เดิมมาดัดแปลงและเพิ่มเติมส่วนที่ใช้งานเป็นภาษาไทย
1) ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processing Software)เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับการพิมพ์เอกสาร หน้าที่ของซอฟต์แวร์ประมวลผลคำคือ เป็นซอฟต์แวร์ใช้สำหรับจัดพิมพ์เอกสาร จัดทำรายงาน รวมทั้งงานพิมพ์ต่าง ๆ โดยบันทึกหรือพิมพ์ข้อความต่าง ๆ ลงในคอมพิวเตอร์ รวมทั้งสามารถจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์แล้วลงในหน่วยความจำรองเพื่อใช้งานในภายหลังได้ด้วย ซึ่งในสมัยก่อนการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ ต้องใช้เครื่องพิมพ์ดีดพิมพ์ ซึ่งจะต้องอาศัยฝีมือและความชำนาญของผู้พิมพ์ ซึ่งเมื่อเกิดการพิมพ์ผิดพลาดต้องใช้ยางลบ หรือน้ำยาลบคำผิด หรือบางครั้งต้องพิมพ์เอกสารนั้นใหม่ เพราะไม่สามารถจะแก้ไขในเอกสารเดิมได้ หรือการเคลื่อนย้ายกลุ่มข้อความที่พิมพ์แล้ว ก็ไม่สามารถทำได้ ในกรณีที่มีงานพิมพ์ปริมาณมาก หรือเนื้อหามีรูปแบบซ้ำ ๆ กันผู้พิมพ์ดีดก็ต้องพิมพ์เอกสารเหล่านั้นใหม่ทุกครั้ง ทำให้เกิดปัญหาการพิมพ์ผิดพลาด การทำงานซ้ำ ๆ ทำงานปริมาณมาก ในปัจจุบันมีการนำเอาซอฟต์แวร์ประมวลผลมาใช้งาน ซึ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานเป็นอย่างมาก สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดต้นทุนการพิมพ์เอกสารอีกด้วย
ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำมีคุณสมบัติพื้นฐานในการทำงานดังต่อไปนี้
- สามารถพิมพ์เอกสารโดยแสดงผลบนจอภาพทำให้ง่ายต่อการตรวจทาน และแก้ไข
- สามารถแก้ไขข้อความที่พิมพ์ผิดพลาดได้โดยง่าย เช่น การลบข้อความที่พิมพ์เกินหรือการแทรกข้อความที่ตกหล่น รวมทั้งการแก้ไขคำผิด เป็นต้น
- สามารถเคลื่อนย้ายข้อความหรือประโยคจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งภายในเอกสารเดียวกัน หรือต่างเอกสารกันได้โดยง่าย
- สามารถจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์ขึ้น ในหน่วยความจำรองเพื่อนำมาใช้งานได้ภายหลัง โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารนั้นซ้ำอีก
- สามารถค้นหาคำ หรือประโยคได้
- ช่วยตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบของประโยค ซึ่งจะเป็นการตรวจสอบไวยากรณ์ทางภาษา และวิเคราะห์ความน่าอ่าน หรือความสละสลวยของเอกสาร วิธีการของการตรวจสอบนี้จะใช้หลักวิชาทางปัญญาประดิษฐ์ว่าด้วยกฏ และข้อเท็จจริงของภาษาศาสตร์ ต่าง ๆ เช่น การสะกดคำ การตรวจสอบความถูกต้องในการใช้ไวยากรณ์ในภาษาอังกฤษ รวมทั้งการใช้ศัพท์บัญญัติต่าง ๆ เป็นต้น
- เอกสารที่จัดพิมพ์สวยงามน่าอ่าน เช่น สามารถกำหนดขนาด และรูปแบบของตัวอักษร รูปแบบของเอกสาร กำหนดสีตัวอักษร การนำภาพมาประกอบในเอกสารที่พิมพ์ได้ และการสร้างข้อมูลในรูปแบบตารางได้อีกด้วย ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่นิยมใช้ได้แก่ Microsoft Word, Pladao Writer
2) ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน เป็นซอฟต์แวร์เพื่อใช้ในงานด้านการคำนวณ หลักการทำงานของซอฟต์แวร์ตารางทำงาน คือ การให้คอมพิวเตอร์ทำหน้าที่เสมือนกระดาษทำการหรือเวิร์คชีด (worksheet) ของผู้ใช้งานซึ่งทำงานในรูปของคอลัมน์ (column) และแถว (row) โดยนำตัวเลขที่บันทึกในแต่ละแถว หรือคอลัมน์ มาทำการคำนวณตามสูตรคณิตศาสตร์ที่กำหนดไว้เช่น การนำตัวเลขในแถวหรือคอลัมน์ใดมาคำนวณเพื่อจัดเป็นค่าของคอลัมน์ใหม่ เมื่อมีค่าในคอลัมน์ หรือแถวใดเปลี่ยนไป ค่าที่สัมพันธ์กันจะเปลี่ยนตามไปด้วยโดยอัตโนมัติจุดเด่นที่สำคัญของซอฟต์แวร์ประยุกต์นี้คือ ช่วยทำให้งานคำนวณสะดวก รวดเร็ว ซึ่งสามารถกำหนดค่าของข้อมูลเพื่อคำนวณผลลัพธ์ในลักษณะต่าง ๆ ได้ รวมทั้งความสามารถในการแสดงผลลัพธ์ในรูปของตาราง และกราฟ หรือแผนภูมิต่าง ๆ ได้ซึ่งทำให้สามารถอ่านผลลัพธ์ได้ง่ายขึ้น
ซอฟต์แวร์ตารางคำนวณ มีคุณสมบัติพื้นฐานในการทำงานด้านต่อไปนี้
- สามารถบันทึกข้อมูลซึ่งเป็นได้ทั้งตัวเลขข้อความ และสูตรทางคณิตศาสตร์ในแต่ละช่องของกระดาษทำการ โดยคอมพิวเตอร์จะทำการคำนวณตามสูตรคณิตศาสตร์ที่กำหนดไว้ได้
- สามารถเคลื่อนย้ายข้อมูลจากตำแหน่งหนึ่ง ไปยังอีกตำแหน่งหนึ่งในกระดาษทำการ ซึ่งปรากฏบนจอภาพได้โดยง่าย
- สามารถคัดลอกข้อความ ตัวเลข หรือสูตรคณิตศาสตร์จากตำแหน่งหนึ่ง ไปยังอีกตำแหน่งได้โดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลชุดดังกล่าวใหม่
- สามารถแก้ไขเพิ่มเติม ลบข้อมูลตัวเลข ข้อความ หรือสูตรคณิตศาสตร์ ได้สะดวก
- สามารถเก็บข้อมูลต่าง ๆ ในกระดาษทำการไว้ในหน่วยความจำำรองเพื่อใช้งานในภายหลังได้
- สามารถแสดงผลที่ได้ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตาราง แผนภูมิ
- การพิมพ์ผลลัพธ์อาจจะพิมพ์ผลออกทางเครื่องพิมพ์ในรูปของเอกสาร หรือจัดทำเป็นสไลด์หรือแผ่นใสเพื่อใช้ในการนำเสนอได้ซอฟต์แวร์ตารางคำนวณที่นิยมใช้ เช่น Microsoft Excel และ Pladoa Clc เป็นต้น
3) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล ปัจจุบันนี้มีข้อมูลมีบทบาทสำคัญทุก ๆ ด้าน ทั้งในด้านการปฏิบัติงาน และการวางแผนการตัดสินใจ ซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่อใช้งานด้านการจัดการฐานข้อมูลจึงนับว่าเป็นเครื่องมือสำคัญที่เข้ามาช่วยงานด้านการจัดเก็บข้อมูล ให้มีประสิทธิภาพทั้งในด้านการจัดเก็บ และการเรียกข้อมูลที่จัดเก็บออกมาใช้ได้ง่าย
คุณสมบัติพื้นฐานในการทำงานของซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เพื่อใช้ในการแก้ปัญหาในการจัดการข้อมูล คือ
- การจัดเก็บข้อมูลมีความซ้ำซ้อน ทำให้สิ้นเปลืองเนื้อที่ และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ
- การค้นหาข้อมูลจะทำได้ยาก เนื่องจากข้อมูลที่จัดเก็บมีหลายชุด ซึ่งต้องใช้เวลาในการค้นหา
- การดูแลรักษา และปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้องและทันสมัยจะยุ่งยาก เนื่องจากความซ้ำซ้อนของข้อูลซึ่งจัดเก็บหลายชุด ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลมีมากมายหลายโปรแกรม ส่วนใหญ่เน้นการใช้งานที่ง่าย และใช้งาน ในระดับตั้งแต่ผู้ใช้คนเดียว หรือเชื่อมโยงเป็นกลุ่ม ตลอดจนเชื่อมต่อฐานข้อมูลอื่น ซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้ ได้แก่ Microsoft Access และ MySQL เป็นต้น
4) ซอฟต์แวร์นำเสนอ เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่อใช้งานด้านการนำเสนอข้อมูล (Presentation) ในรูปแบบสไลด์ ซึ่งในการแสดงผลจะต้องมีรูปแบบที่น่าสนใจ ข้อความเข้าใจง่าย กระชับได้ใจความ สามารถแสดงผลในรูปแบบกราฟ ข้อความ รูปภาพ หรือเสียงได้ ซอฟต์แวร์ที่ได้รับความนิยมในปัจจุบัน ได้แก่ Microsoft Power Point เป็นต้น
5 ) ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิก
ซอฟต์แวร์ชนิดนี้มีเครื่องมือสามารถปรับเปลี่ยนรูปภาพให้ได้ ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น ปรับความเข้มของแสง ปรับเปลี่ยนความแตกต่างของสีวัตถุในภาพ และสามารถตัดแปะองค์ประกอบของภาพหลาย ๆ ภาพมาสร้างเป็นภาพใหม่ได้เหมือนการสร้างศิลปะ นอกจากนี้ ยังสามารถเปลี่ยนลักษณะของภาพ ลักษณะของสีให้มีพื้นสีแบบต่าง ๆ ได้ บางโปรแกรมสามารถเชื่อมต่อกับอุปกรณ์นำเข้า เช่น เครื่องกราดตรวจ จากกล้องดิจิทัล สามารถจัดเก็บข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบของแฟ้มข้อมูลสามารถนำมาแก้ไขได้อีก ซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้ เช่น Photoshop, Paint Brush เป็นต้น
6) ซอฟต์แวร์ติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันเครื่องคอมพิวเตอร์ทุกขนาดสามารถเชื่อมโยงถึงกัน เพื่อติดต่อ สื่อสารกันได้ผ่านระบบเครือข่าย เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล ข่าวสาร สารสนเทศต่าง ๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์ ชนิดนี้ควบคุมการติดต่อสื่อสารทั้งในเครื่องผู้ส่ง และในเครื่องผู้รับด้วย ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเพื่อการติดต่อสื่อสาร และการเข้าถึงข้อมูลบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ตมีหลายชนิดตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน เช่น ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเพื่อการรับส่งแฟกซ์ การสนทนา การส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ การพูดคุยด้วยไมโครโฟน การค้นหาข้อมูลบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ที่จะต้องใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่เรียกว่า Web Browser หรือเรียกสั้น ๆ ว่า Browser ซอฟต์แวร์เหล่านี้บางครั้งเป็นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่มีพร้อมกับซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการ เช่น Browser Internet Explorer ที่มาพร้อมกับระบบปฏิบัติการ Windows
2.2 ซอฟต์แวร์เฉพาะ เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่จะต้องมีการรวบรวมความต้องการของผู้ใช้ ก่อนการพัฒนาขึ้นมาเป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถทำงานได้ตามความต้องการนั้น การพัฒนาซอฟต์แวร์ประยุกต์ชนิดนี้ส่วนใหญ่เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ในงานด้านธุรกิจ ที่ผู้ใช้ไม่สามารถหาซอฟต์แวร์สำเร็จรูปมาใช้งานได้อย่างตรงตามวัตถุประสงค์ เช่น ระบบงานบัญชี ระบบงานคลังสินค้า ระบบงานขาย ระบบงานห้องสมุด ระบบงานทะเบียนประวัติ ระบบบริหารงานบุคคล ระบบการเรียนการสอนทางไกลผ่านเว็บ เป็นต้น จึงจำเป็นต้องว่าจ้างนักพัฒนาระบบหรือบริษัทรับพัฒนาระบบ ให้วิเคราะห์ความต้องการ ออกแบบระบบ เขียนโปรแกรม และติดตั้งเพื่อใช้งาน ดังนั้น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ได้จึงตรงตามความต้องการของผู้ใช้อย่างแท้จริง